Архивные услуги в Санкт-Петербурге от компании «Первый Городской Архив»

Архивное дело — сложная, кропотливая работа, которую приходится вести каждому бизнесу. Любая компания, в которой работают сотрудники, в которой есть хотя бы минимальный документооборот, по закону (и по логике своей деятельности и практическим задачам) должна иметь архив.

Но бизнесмены зачастую не находят на это время, а их подчиненные — просто не обладают соответствующими навыками. В этом случае правильным решением станет делегирование. Для этого фирмы могут обратиться к профессионалам, например, в одну из самых известных в Петербурге в области архивного дела компаний «Первый Городской Архив». Она оказывает все виды архивных услуг, а также может обучить ваших сотрудников, чтобы в дальнейшем вы могли справляться своими силами.

В этой статье мы расскажем о том, какие услуги оказывает компания ПГА.

Архивная обработка документов

Данная услуга считается самой популярной, потому что она требуется в самых разных случаях:

• если вы планируете создать архив на собственном предприятии;
• если вы хотите передать документы на внеофисное хранение (об этом читайте ниже);
• если вам необходимо передать бумаги в государственные архивные фонды, например, при ликвидации компании или в других случаях.

Архивная обработка включает в себя глубокое изучение и анализ имеющихся у вас документов, определение необходимости и сроков их хранения, систематизация и соответствующее оформление в соответствии с буквой закона.

Хранение документов

Чем крупнее компания и чем активнее в ней происходит документооборот, тем больше копится бумаг. В результате места (а иногда и помещений) для хранения не хватает, приходится расширяться или уплотнять коллектив в пользу бумаг. Это неправильно! Но есть решение — внеофисное хранение.

У компании ПГА есть собственное архивохранилище, расположенное неподалеку от станции метро «Площадь Ленина». Это грамотно оборудованное помещение, в котором есть все необходимые условия для надежного и безопасного хранения ваших документов:

• система защиты от пожара — сигнализация и автоматические системы пожаротушения, подходящие для бумаг;
• охранная сигнализация;
• система климат-контроля, которая обеспечивает правильный уровень температуры, влажности, освещенности воздуха и т.д.;
• современные стеллажи, короба и папки для хранения с системой шифрования информации, необходимой для того, чтобы никто из посторонних не мог получить доступ к бумагам.

Уничтожение документов

В процессе архивной обработки непременно выявляется большой объем бумаг, которые не подлежат хранению. Кроме того, они возникают и в процессе работы (например, устаревают). Поэтому компания ПГА предлагает не только хранение, но и уничтожение документов.

Дело в том, что никакие бумаги, содержащие личные персональные сведения не могут быть просто выброшены на помойку. Кроме того, некоторые листы и вовсе могут содержать коммерческую тайну. Поэтому процедура уничтожения строго регламентирована законом и включает в себя измельчение и переработку бумаги таким образом, чтобы никто и ни при каких условиях не могу получить информацию, которая содержится в документах.